ถึงแม้ว่าองค์กรแต่ละแห่งอาจจะยังมีนโยบายและระเบียบปฏิบัติงานหลายส่วนที่ไม่เกี่ยวข้องกับงานด้านทรัพยากรมนุษย์โดยตรงยกตัวอย่างเช่น งานด้านดูแลสิ่งอำนวยความสะดวกของโรงงาน (Facilities) งานด้านคลังสินค้างานด้านการขายและการตลาด ฯลฯ งานเหล่านี้ก็ยังส่งผลกระทบโดยตรงต่อองค์กรในภาพรวมทั้งสิ้นในขณะเดียวกันถึงแม้ว่าธุรกิจแต่ละประเภทอาจมีขนาดและความจำเป็นในการจัดทำระเบียบปฏิบัติงานที่ไม่เท่ากัน แต่ธุรกิจทุกประเภทย่อมมีกิจกรรมที่เกี่ยวข้องกับงานด้านทรัพยากรมนุษย์ที่คล้ายคลึงและจำแนกออกมาได้เหมือนๆ กันตามกิจกรรมดังต่อไปนี้
กระบวนการบริหารจัดการทรัพยากรมนุษย์ (HRM Process)
กระบวนการบริหารจัดการทรัพยากรมนุษย์ (HRM) เกี่ยวข้องกับกิจกรรมต่างๆ ที่จำเป็นมากมายเพื่อจัดการกับกำลังพลขององค์กร รวมทั้งการรักษาไว้ซึ่งผลการปฏิบัติงานระดับสูงของพนักงานตามที่ได้แสดงไว้ในแผนผังเรื่องกระบวนการบริหารจัดการทรัพยากรมนุษย์
กระบวนการบริหารจัดการทรัพยากรมนุษย์ (HRM Process) ที่มา: Stephen P. Robbins & Mary Coulter, Management, 5ed, PHI, New Delhi, 1996, p.375)
กระบวนการ HRM ประกอบด้วย 8 ขั้นตอนหรือกิจกรรมทั้งหมด 8 เรื่อง ในขณะเดียวกันหากองค์กรใดก็ตามที่สามารถดำเนินงานได้เหมาะสมตามขั้นตอนเหล่านี้ทั้งหมด องค์กรนั้นก็จะเต็มไปด้วยพนักงานที่มีความสามารถ มีผลงานอยู่ในระดับสูง และเป็นบุคลากรซึ่งสามารถรักษาระดับผลงานของตัวเองให้อยู่ในเกณฑ์ยอดเยี่ยมได้ในระยะยาวต่อไป
ในขณะที่ขั้นตอน 4 ขั้นตอนแรกของ HRM มักจะเกี่ยวข้องกับการวางแผนเรื่องทรัพยากรมนุษย์ซึ่งครอบคลุมเรื่องการสรรหาพนักงาน การคัดเลือกพนักงานที่มีความรู้ความสามารถ และการว่าจ้าง หลังจากนั้นก็จะเป็นเรื่องของการช่วยให้พนักงานที่ได้รับการคัดเลือกเข้ามาสามารถปรับตัวเข้ากับองค์กร สามารถใช้ทักษะและความรู้ของตัวเองได้อย่างเต็มที่ รวมทั้งการพัฒนาสายอาชีพและกิจกรรมต่างๆ เพื่อเสริมสร้างศักยภาพของคนเหล่านี้ ในขณะเดียวกันก็จะต้องมีการจัดหาระบบการตอบแทนและรางวัลต่างๆ ที่เหมาะสมและมีประสิทธิภาพผ่านโปรแกรมปฐมนิเทศ การฝึกอบรมและการพัฒนาบุคลกร และการจัดการเรื่องผลประโยชน์และสวัสดิการต่างๆ ที่เป็นธรรมให้กับพนักงาน
ขั้นตอนสุดท้ายของกระบวนการจัดการทรัพยากรมนุษย์ (HRM) ได้รับการออกแบบขึ้นเพื่อจัดการกับปัญหาเรื่องผลการปฏิบัติงานของพนักงานซึ่งกิจกรรมนี้เรียกว่า“การประเมินผลการปฏิบัติงาน” (Performance appraisal) รวมทั้งการบริหารจัดการเรื่องความสัมพันธ์ที่ดีกับพนักงานผ่านโปรแกรม “พนักงานสัมพันธ์” หรือ การสร้างความสัมพันธ์กับพนักงาน (Employee Relations)
ในขณะเดียวกันกระบวนการบริหารจัดการทรัพยากรมนุษย์ (HRM) ทั้งหมดก็ยังได้รับผลกระทบจากปัจจัยสิ่งแวดล้อมภายนอก อีกด้วย เช่น สภาวะเศรษฐกิจ ประชากรศาสตร์ การเปลี่ยนแปลงทางสังคมและวัฒนธรรม การเมือง กฎระเบียบ และเทคโนโลยี เป็นต้น โดยปัจจัยทั้งหมดทำให้เกิดเป็นข้อจำกัดอย่างหนึ่งต่อการบริหารจัดการทรัพยากรมนุษย์ในภาพรวม
ปัจจัยทางสิ่งแวดล้อมเรื่องการเพิ่มขึ้นของจำนวนแรงงานมักมาพร้อมกันกับความต้องการเรื่องการจ่ายค่าจ้าง เงินเดือน สวัสดิการ และสภาพแวดล้อมในการทำงานที่ดีกว่าเดิม ในขณะเดียวกันเปอร์เซ็นต์ของผู้หญิงในสถานที่ทำงานก็กลับมีสัดส่วนที่สูงขึ้น อีกทั้งเทคโนโลยีต่างๆ ที่ถาโถมเข้ามาพร้อมกับการเพิ่มขึ้นของระบบอัตโนมัติ อินเตอร์เน็ต และคอมพิวเตอร์ที่ทันสมัยในยุคดิจิทัลก็ยังมีส่วนผลักดันให้พนักงานทุกระดับภายในองค์กรจะต้องมีการฝึกอบรมและพัฒนาทักษะ ความรู้ ความสามารถของตัวเองอยู่ตลอดเวลาอีกด้วย
“คนในยุคนี้พร้อมที่จะเปลี่ยนงานอยู่ตลอดเวลา”
นอกจากนี้สไตล์การทำงานของคนในปัจจุบันก็ยังเปลี่ยนแปลงไปจากเดิมเป็นอย่างมาก ยกตัวอย่างเช่น คนในยุคนี้พร้อมที่จะเปลี่ยนงานอยู่ตลอดเวลา หรือ แม้แต่เปลี่ยนที่พักอาศัยเพื่อแลกกับความสะดวกสบายในการเดินทาง หรือ พร้อมที่จะเป็นผู้ประกอบการหน้าใหม่แทนที่จะเป็นลูกจ้าง หรือ มีความกล้ามากพอที่จะเสี่ยงทดลองทำอะไรใหม่ๆ ในสิ่งที่ตัวเองไม่เคยทำมาก่อน สิ่งเหล่านี้ส่งผลให้ HR จะต้องมีการปรับตัวและต้องมีการฝึกอบรมพนักงานหน้าใหม่ๆ อยู่ตลอดเวลา
ท้ายที่สุดการออกแบบเรื่องลักษณะของงาน หน้าที่ และความรับผิดชอบของพนักงานขึ้นใหม่ซึ่งจะต้องมีความสอดคล้องกับสภาพแวดล้อมที่เปลี่ยนไป รวมทั้งการสร้างโอกาสในการเติบโตทางสายอาชีพ การเพิ่มผลิตภาพของงาน การสร้างความปลอดภัยในที่ทำงาน การให้รางวัล รวมทั้งนำเสนอผลประโยชน์ในรูปแบบใหม่ๆ การไล่ล่าหาดาวเด่น (Talent) และการสร้างความสัมพันธ์ที่ดี หรือ พนักงานสัมพันธ์ (ER) ก็ได้กลายเป็นความท้าทายอย่างหนึ่งของ HR ในยุคปัจจุบัน